Anda suka? share!

“Kemana sih surat yang masuk kemarin?…mungkin di tumpukan kertas…kok ga ada, atau di laci meja…ga ada juga”

Itulah sepenggal kejadian yang pernah atau sering terjadi di kantor. Lupa menempatkan sesuatu atau bahkan hilang entah kemana, pusing kita dibuatnya padahal itu penting, Bos bisa marah besar nanti. Kadangkala kita terlalu ceroboh  menyimpan atau menata dokumen-dokumen yang sekiranya diperlukan dalam tugas sehari-hari dikantor. Asal tumpuk, asal meletakan di dalam laci yang penting meja kelihatan bersih dan rapi. Atau bahkan berserakan di atas meja dengan maksud apabila dibutuhkan akan dengan cepat kita menemukannya. Tetapi kenyataannya semua itu tidak semudah apa yang kita bayangkan. Itu baru dokumen-dokumen yang ada di atas meja kita atau yang berkaitan dengan tugas pokok kita sehari-hari, bayangkan jika kita harus menata dokumen-dokumen milik kantor yang begitu banyak, harus rapi, harus mudah dicari, harus aman dan harus dimusnahkan dokumen yang sudah kadaluwarsa.

Bagaimana teknik menata itu semua?

ARCHEON Team mengajak kita untuk  melakukan reformasi dalam menyikapi masalah kearsipan atau menata dokumen, sebelum citra lembaga/perusahaan/organisasi atau anda sendiri tercemar, karena  hanya diakibatkan arsip tidak dikelola secara proporsional dan profesional, sehingga sulit untuk penemuan kembali, hilang, ataupun bocornya informasi dengan sangat mudah kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

ARCHEON Team akan berbagi pengetahuan dan keahlian (knowledge & skill sharing) sesuai kebutuhan lembaga/ perusahaan/organisasi/perorangan melalui layanan proporsional dan profesional. Layanan proporsional yang mampu langsung membuat solusi atas masalah kearsipan yang timbul berdasarkan ilmu kearsipan (archivology) dan layanan profesional yang memang diberikan oleh ahlinya lulusan bidang kearsipan (professional archivist) lulusan Universitas Indonesia yang sangat berpengalaman selama 20 tahun.

MANAJEMEN KEARSIPAN

Manajemen kearsipan (Records Management) adalah suatu kontrol yang sistematis terhadap keseluruhan siklus hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutannya.

Tujuan dari Penataan Arsip yang  sistematis adalah agar dapat ditemukan dengan mudah yaitu cepat, tepat dan optimal. Adapun Prinsip dalam Penataan Arsip adalah :

–      Easy Filing (mudah diberkas/disimpan);

–      Easy Finding (mudah ditemukan);

–      Easy Disposal (mudah disusutkan).

Melalui Tahapan Penataan Kembali Arsip sesuai dengan kaidah-kaidah Manajemen Kearsipan yang benar, maka  kegiatan menata, melindungi, mengamankan dan menyelamatkan arsip lembaga/perusahaan/organisasi secara terprogram dari kesulitan penemuan kembali karena kekacauan penataan, kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan, sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan satuan kerja yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum dan memori organisasi mendapatkan solusinya secara proporsional dan profesional.

Komentar
Anda suka? share!